Pour utiliser cette méthode de distribution, sélectionnez les destinataires disposant de comptes Gallup Access et téléchargez une liste de destinataires ou saisissez leurs informations manuellement (la seule option pour les codes personnels). Gallup enverra les codes d’accès par e-mail et/ou les appliquera.

1. Dans la zone Actions rapides de la page de gestion des codes, cliquez sur Distribuer des codes. Sinon, cliquez sur Distribuer des codes sur la page des détails d’un lot de codes et passez directement à l’étape 3.

2. Sélectionnez la catégorie et le type de codes d’accès à distribuer, ainsi que le lot à partir duquel les distribuer. Puis cliquez sur Suivant.

   Remarque : Vous ne pouvez distribuer des codes que depuis des lots disposant de codes disponibles auxquels vous avez accès.

   

3. Cliquez sur Envoyer les codes par e-mail sur la page Méthode de distribution.

   

4. Sur la page Envoyer les codes par e-mail aux destinataires, choisissez comment vous souhaitez indiquer les destinataires des codes d’accès :

   • Les trouver sur Gallup Access ou fournir les informations manuellement.
   • Télécharger une liste d’adresses e-mail et d’identifiants au format CSV.

   Remarque : Pour les codes personnels, la seule façon d’indiquer les destinataires est de saisir leurs informations manuellement. Après avoir ajouté les destinataires, cliquez sur Suivant, puis continuez à l’étape suivante.

    

    

   Trouver sur Gallup Access ou fournir les informations manuellement

    

   Pour sélectionner des destinataires disposant de comptes Gallup Access ou saisir manuellement les adresses e-mail et identifiants des destinataires, sélectionnez Trouver sur Gallup Access ou fournir les informations manuellement.

   1. Utilisez le champ de recherche pour trouver et sélectionner les comptes Gallup Access des destinataires, ou cliquez sur Ajouter un destinataire pour saisir les adresses e-mail, identifiants et langue principale des destinataires.

      Remarque : Lors de la recherche de destinataires, Gallup Access vous empêche de sélectionner des personnes inéligibles pour le code d’accès que vous distribuez (par exemple, les personnes ayant découvert leurs 34 CliftonStrengths).

      

      

   2. Continuez à sélectionner ou ajouter tous les destinataires, puis cliquez sur Suivant. Continuez à l’étape 5.

    

   
   Télécharger une liste d’adresses e-mail et d’identifiants au format CSV

    

   Pour télécharger un fichier CSV contenant les adresses e-mail, identifiants et langues préférées des destinataires, sélectionnez Télécharger une liste d’adresses e-mail et d’identifiants au format CSV.

   1. Cliquez sur Choisir un fichier pour sélectionner le fichier CSV que vous souhaitez télécharger. Le fichier CSV ne peut contenir que trois colonnes de données : adresse e-mail, identifiant et code langue.

      Remarque : Vous pouvez télécharger le fichier modèle disponible pour créer votre fichier CSV.

      

   2. Cliquez sur Suivant pour que Gallup Access valide votre fichier CSV.

      

   3. Après que Gallup a validé avec succès votre fichier CSV, cliquez sur Sélectionner un modèle d’e-mail et continuez.

      Remarque : Si Gallup Access détecte des erreurs dans votre fichier CSV, il vous invite à télécharger un fichier CSV mis à jour indiquant les erreurs et à télécharger un fichier CSV sans erreurs.

      

      

5. Sur la page Sélectionner un modèle d’e-mail, choisissez le modèle que vous souhaitez que Gallup Access utilise pour les invitations par e-mail. La liste déroulante Langue sert uniquement à prévisualiser les modèles disponibles et n’affecte pas vos choix de langue précédents. Cliquez sur Enregistrer pour continuer.

   Remarque : Pour les codes personnels, votre seule option est le modèle par défaut de Gallup.

   Remarque : Si vous sélectionnez le modèle de votre organisation et souhaitez modifier le message de l’e-mail pour cette distribution particulière de codes d’accès, vous pouvez le faire si tous les destinataires ont la même langue. Les modifications que vous effectuez n’affectent pas le modèle original.

   

6. Vérifiez le résumé des informations de distribution, puis cliquez sur Envoyer les codes par e-mail. Gallup enverra les codes d’accès par e-mail à tous les destinataires et appliquera les codes aux comptes de tous les destinataires que vous avez sélectionnés disposant de comptes existants.

   Remarque : Si vous avez sélectionné le modèle d’e-mail de votre organisation et qu’il en manque un ou plusieurs pour les langues des destinataires (par exemple, la langue d’un destinataire est l’italien, mais votre organisation ne dispose pas d’un modèle italien), Gallup Access vous avertira, mais cela ne vous empêchera pas de distribuer les codes. Si vous ignorez l’avertissement, Gallup Access substituera son modèle d’e-mail par défaut pour les langues manquantes.